財政部國有財產署北區分署處理民意電子信箱郵件作業原則

一、 財政部國有財產署北區分署（以下簡稱本分署）為迅速有效處理民意電子信箱郵件（以下簡稱電子信箱郵件），加強為民服務程序，提升行政效率，特訂定本作業原則。

二、 本分署應處理之電子信箱郵件，包含財政部國有財產署（以下簡稱本署）轉下總統府、行政院、財政部、本署等機關電子郵件案件，及本分署民意電子信箱郵件。

三、 處理電子信箱郵件相關人員如下：

（一） 收文人員：由收文人員負責收文登錄管制。

（二） 承辦人員：由各權責單位承辦人負責擬具答復之電子郵件內容，陳請核定後送研考人員聯繫本署處理或回復。

（三） 管制人員；由研考人員負責列管、稽催、統計。

四、 處理期限：

（一） 總統府、行政院電子郵件：本署列管人員接獲案件之次日起3 個工作天。

（二） 財政部、本署署長電子郵件：本署列管人員接獲案件之次日起6 個工作天。

（三） 本分署電子信箱郵件：本分署接獲郵件之次日起6 個工作天。

（四） 列管待處理案件之處理期限為3 週。

五、 處理電子信箱郵件流程如下：

（一） 本分署接獲各類電子郵件案件，由本分署收文人員收文登錄，註記為人民陳情案件管制，並依郵件內容性質分送相關權責單位辦理。

（二） 電子郵件分至權責單位時，承辦人員應儘速處理，郵件所述內容如非本單位主管業務，應於收到郵件當日即送回收文人員辦理改分作業。

（三） 承辦電子郵件，應於處理期限內擬具答復內容陳請核示，並奉核後判會研考人員回復。

（四） 研考人員於會辦奉核後之答復內容時，應判斷電子郵件來源分別聯繫本署處理或回復，本署轉下且未囑由本分署逕予回復之案件，應將奉准答復內容聯繫本署處理；本署交下囑由本分署逕予回復之案件或本分署民意電子信箱接獲之郵件者，則區分來源分別以公務信箱電子郵件回復或於本分署網站信箱管理系統登打回復內容並通知提報人。聯繫本署處理或回復後，無列管應辦事項者即解除列管。

（五） 如確因案情複雜，尚需時勘查或查證，無法於期限內答復完整意見，應由承辦單位擬具「尚需時查證（勘查），俟查證（勘查）後將儘速回復」等內容，於奉核後由研考人員先予回復。該案則持續列管，承辦單位並應注意於列管待處理案件之處理期限內續處結案。處理結案時應判會研考人員將案件解除列管。

六、 電子郵件內容涉及二個單位以上者，以內容所述首項業務之權責單位為主辦單位。

七、 電子郵件之決行權責，依照本分署分層負責明細表規定辦理。

八、 電子郵件擬具之答復內容，請使用親切、口語化之用語，避免使用艱深之公文辭令為原則；倘因礙於法律規定，無法解決民眾問題，亦應婉轉解釋，答復內容並應註明承辦人及連絡電話，以利民眾進一步洽詢。

九、 電子信箱郵件列屬人民陳情案件，並應依照「行政院暨所屬各機關處理人民陳情案件要點」等規定辦理，並對陳情人身分資料嚴加保密，其文書作業應依照「文書處理手冊」等規定辦理。

十、 本分署所轄辦事處電子信箱郵件，由辦事處人員比照本分署處理民意電子信箱規定辦理。

十一、本作業原則如有未盡事宜，得陳報分署長核定後修正。